Un flujo de n8n recibe la transcripción de cada llamada, extrae nombre, fecha, hora y comensales, crea el evento en Google Calendar y envía la confirmación.
Qué se hizo
Cuando Vapi termina una llamada, envía la transcripción a un webhook de n8n; un nodo condicional deja pasar solo los eventos de llamada finalizada.
Un modelo Llama alojado en Groq convierte la transcripción en un JSON fijo (nombre, teléfono, email, comensales, fecha, hora y peticiones especiales) y redacta el email de confirmación. Después n8n crea el evento en Google Calendar, lo registra en Sheets y Supabase y envía confirmaciones por Gmail y SMS (Twilio).
Resultado
Los autores no publican cifras de reservas. Estiman un coste de 60-100 $ al mes y argumentan que recuperar una sola reserva perdida a la semana ya lo amortiza.
A tener en cuenta
Añade una comprobación de disponibilidad antes de crear el evento o dos personas podrían recibir la misma mesa. El coste ronda 0,10-0,12 $ por minuto de llamada.
Prompt para probarlo
Crea un flujo de n8n que reciba transcripciones de llamadas desde [Vapi u otra herramienta de voz], extraiga nombre, teléfono, fecha, hora y número de comensales y cree un evento en [mi calendario] tras comprobar disponibilidad. Que lo registre en una hoja de Google y prepare un mensaje de confirmación que me enseñarás antes de enviarlo.
Plantilla orientativa redactada por CasosAgentesIA a partir del caso; no es el prompt original. Sustituye lo que está entre corchetes.
Una agencia muestra en YouTube el sistema n8n de una clínica estética en España: responde, etiqueta leads, llama por voz y agenda en el CRM de la clínica.